Persoonlijke gegevens en privacy

 

Wij houden van onze leerlingen persoonsgegevens bij. Deze gebruiken we om toegang te verlenen tot de website en voor onze administratie.

Je mag ons altijd aanspreken of mailen om inzage te krijgen van de gegevens die we over je kind bijhouden of voor meer uitleg over het beheer van deze gegevens.

1. Foto’s op onze website en sociale media

1. 1. Beschrijving

We maken onderscheid tussen twee vormen van publicatie :

  • Fotoreeksen
    We stellen bepaalde fotoreeksen, bijvoorbeeld van voorstellingen en stages, ter beschikking van leerlingen en familie. Deze reeksen zijn niet publiek toegankelijk en we vragen onze leden het persoonlijk karakter van die foto’s te respecteren door ze zelf ook niet publiek te plaatsen, tenzij het gaat om foto’s waar alleen het eigen kind op voorkomt.
  • Foto’s ter illustratie
    We gebruiken geselecteerde foto’s als illustratie op onze website en pagina’s op sociale media. Hiervoor kiezen we alleen foto’s van leerlingen waarvan de ouders, of de leerling zelf voor meerderjarigen, daarmee akkoord gaan. Dat akkoord wordt gevraagd bij inschrijving en kan nadien op elk ogenblik ingetrokken of gegeven worden.

1. 2. Verwijderen

  • Fotoreeksen
    We gaan ervan uit dat niemand bezwaar heeft tegen het delen van fotoreeksen met andere leerlingen en ouders omdat dit op hetzelfde neerkomt als het verdelen in beperkte kring van foto’s op CD of ander medium.
    Indien je daar toch bezwaar tegen zou hebben, kan je ons aanspreken of mailen. We zoeken dan samen een oplossing om de foto’s waar je kind op voorkomt te verwijderen en zo je wens te respecteren zonder helemaal te moeten afzien van het verdelen van foto’s.
  • Foto’s ter illustratie
    Als voor een leerling de toelating om foto’s te publiceren wordt ingetrokken, verwijderen we automatisch publieke foto’s waarom deze leerling voorkomt.

1. 3. Delen

  • Fotoreeksen
    De fotoreeksen worden gedeeld met leden. Op basis van naam of e – mailadres zien we na of iemand die zich registreert wel degelijk leerling, ouder of grootouder is. In geval van twijfel vragen we bevestiging. Toegang tot de beschermde delen van onze website, waaronder de fotoreeksen, wordt manueel gegeven door de webmaster. Zolang het verband met één van onze leerlingen niet vaststaat, krijgt iemand die zich geregistreerd heeft op onze website die toegang niet.
  • Foto’s ter illustratie
    De foto’s op de publieke pagina’s van onze website en op sociale media zijn voor iedereen toegankelijk.

2. Leerlingenadministratie

2. 1. Beschrijving

We houden van onze leerlingen volgende gegevens bij. Deze gegevens staan op de harde schijf van een PC met backups op een versleutelde externe harde schijf.

  • Persoonsgegevens
    • Naam en voornaam
    • RAD Nummer
      Het nummer dat je als leerling toegewezen krijgt bij inschrijving in de Royal Academy of Dance (RAD). Leerlingen die om een of andere reden, bijvoorbeeld omwille van verhuis, overgaan naar een andere RAD – balletschool waar ook ter wereld, blijven met dit nummer ingeschreven bij de RAD en kunnen hun opleiding gewoon verderzetten.
    • Rijksregisternummer
      Wordt zelden ingevuld maar hebben we soms nodig om in te schrijven voor één of andere activiteit.
    • Geboortedatum
    • Geslacht
    • Datum van inschrijving
    • Ethnische klasse
      Tot voor kort moest bij inschrijving voor de balletexamens een ethnische klasse van de leerlingen worden opgegeven. Dit wordt niet meer gevraagd dus vullen we het voor nieuwe leerlingen niet meer in en zal dit gegeven in een volgende versie van onze administratiesoftware verwijderd worden.
    • Akkoord tot het publiceren van foto’s
      Hiermee duiden we aan of de ouders, of de leerling zelf voor meerderjarigen, ermee akkoord gaan dat we eventueel foto’s van de leerling publiceren op het publieke deel van onze website of op sociale media. Dat akkoord wordt gevraagd bij inschrijving en kan nadien op elk ogenblik ingetrokken of gegeven worden.
  • Contact- en adresgegevens
    • E – mail adres (sen)
      Permanente informatie publiceren we op onze website maar informatie over specifieke lessen en stages, rekeningen en dergelijke, sturen we per e – mail. Voor elke leerling kunnen meerdere e – mailadressen opgegeven en bijgehouden worden. Zo kunnen in geval van echtscheiding beide ouders op de hoogte blijven, kunnen grootouders die leerlingen brengen en halen ook onze mails krijgen enzoverder.
    • Telefoon- en GSM nummer (s)
      We vermijden het gebruik van telefoon of GSM maar houden niettemin de nodige nummers bij om je eventueel te kunnen contacteren als dat dringend nodig is.
    • Adres (sen)
      Thuisadres bestaande uit straat en huisnummer, postcode en gemeente. Als de leerling, bijvoorbeeld in geval van echtscheiding, op twee of meerdere adressen kan wonen, kunnen meerdere adressen opgegeven en bijgehouden worden.
  • Financiële gegevens
    • Les- en betalingsgegevens
      • Graad
      • Lesgeld zonder kortingen
      • Vaste kortingen (voor professionele in combinatie met hobby opleiding en voor meerdere kinderen van één gezin)
      • Wijze van betaling
      • Datum van betaling
      • Bedrag
      • Eventuele opmerkingen over deze betaling
    • Algemene kosten
      • Datum
      • Bedrag van kost of betaling
      • Beschrijving
      • Eventuele opmerkingen
  • Gegevens betreffende het BMI
    In het kader van de professionele opleiding worden regelmatig lengte en gewicht van de leerlingen gemeten om de evolutie van het BMI te kunnen wolgen. Na elke meting krijgen de leerlingen een mail met de gegevens van deze en alle voorgaande geregistreerde metingen en een voorstelling ervan op een grafiek.
    • Datum van meting
    • Lengte
    • Gewicht

2. 2. Verwijderen

  • Persoonsgegevens worden gearchiveerd en bijgehouden om oud – leerlingen nog te kunnen contacteren.
  • Financiële gegevens worden bijgehouden per schooljaar en trimester en in principe, als alle lessen of kosten betaald zijn, verwijderd bij het begin van het volgend schooljaar.
  • Metingen van lengte en gewicht worden mee gearchiveerd met de persoonsgegevens.

Als je wenst dat je gegevens definitief verwijderd worden, kan je ons dat mondeling of  per e – mail melden.

2. 3. Delen

  • Persoonsgegevens
    Bij inschrijving bij de Royal Academy of Dance (RAD) geven we naam, voornaam, geboortedatum en geslacht van de leerling.
  • Financiële gegevens
    In onze boekhouding vermelden we datum van betaling, naam en voornaam van de leerling, bedrag en bestemming van betalingen.

Andere gegevens worden niet gedeeld met derden.